Как избежать ошибок — 8 наиболее распространенных ошибок новичков в закупках

Участие в закупках может быть довольно сложным заданием, особенно для новичков. Важно понимать, что любая ошибка может привести к большим финансовым потерям и проблемам с законодательством. Чтобы помочь вам избежать этих ошибок, мы подготовили список наиболее распространенных ошибок, с которыми часто сталкиваются новички при закупках.

1. Неправильное определение потребностей. Одна из ключевых ошибок, с которыми сталкиваются новички, заключается в неправильном определении своих потребностей. Весь процесс закупок начинается с понимания того, что именно вам нужно. Это включает в себя определение целей и требований, а также стратегическое планирование.

2. Неправильный выбор поставщика. Выбор неправильного поставщика может привести к серьезным проблемам, таким как плохое качество товаров или услуг, несоблюдение сроков поставки, а также повышение рисков для вашего бизнеса. Вам необходимо провести тщательное исследование рынка и оценить надежность и репутацию поставщика, прежде чем принимать решение.

3. Отсутствие плана. Без плана вы рискуете потерять ясность и направление в процессе закупок. Необходимо разработать подробный план, который охватывает все основные аспекты закупок, включая бюджет, расписание, оценку рисков и стратегии контроля качества. Это поможет вам оставаться на правильном пути и избежать непредвиденных ситуаций.

4. Неправильный расчет бюджета. Расчет бюджета является неотъемлемой частью процесса закупок. Ошибка в расчете бюджета может привести к проблемам с финансами и задержкам в процессе. Убедитесь, что вы учли все параметры, включая стоимость товаров или услуг, налоги, доставку и прочие расходы.

5. Неучтенные риски. Неучтенные риски могут привести к серьезным проблемам в процессе закупок. Необходимо проанализировать все возможные риски и разработать стратегию по их минимизации. Это могут быть такие риски, как ухудшение рыночной конъюнктуры, изменение законодательства или надежности поставщика.

6. Нарушение законодательства. Незнание законов и правил, регулирующих закупки, может привести к юридическим проблемам и штрафам. Вам необходимо быть в курсе всех актуальных законодательных изменений и соблюдать все требования, чтобы избежать неприятных ситуаций.

7. Недостаточная оценка качества. Оценка качества товаров и услуг является важным аспектом процесса закупок. Недостаточная оценка качества может привести к покупке некачественных товаров или услуг, что негативно скажется на вашем бизнесе. Обратите внимание на все аспекты качества, такие как сертификаты, отзывы, рекомендации, прежде чем принимать решение.

8. Неучтенные документы. Неучтенные документы могут стать причиной правовых проблем и финансовых потерь. Убедитесь, что вы владеете всей необходимой документацией и заполняете ее правильно. Это включает в себя соглашения с поставщиками, контракты, счета и прочие важные документы.

Избежать этих распространенных ошибок может помочь вам освоить навыки успешного управления закупками. Закупки — это важный аспект вашего бизнеса, и правильное их выполнение может дать вам преимущество перед конкурентами. Держите эти советы в голове и удачи в ваших будущих закупках!

Ошибка №1: Неправильно составленное техническое задание

Одна из наиболее распространенных ошибок, с которой сталкиваются новички в закупках, – неправильное составление технического задания. Недостаточно четкое описание требований и спецификаций может привести к получению неподходящего товара или услуги.

При составлении ТЗ следует учитывать следующие моменты:

1. Определить точные требования и спецификации.
2. Включить все необходимые детали и характеристики товара или услуги.
3. Указать сроки выполнения и доставки заказа.

Кроме того, важно обратить внимание на правильную формулировку требований. Необходимо избегать неоднозначных формулировок и использовать ясные, точные и понятные термины.

Если ТЗ неправильно составлено, это может привести к задержкам в выполнении работы, недовольству заказчика и дополнительным затратам. Чтобы избежать этой ошибки, новичкам в закупках рекомендуется обратиться за помощью к опытным специалистам или консультантам, которые помогут составить правильное техническое задание.

Некорректное описание требований

Описание требований должно быть максимально четким, конкретным и понятным для потенциальных поставщиков. Некорректные требования могут привести к неправильным предложениям от поставщиков и, в результате, к выбору несоответствующего товара или услуги.

Важно учитывать следующие моменты при описании требований:

• Описывайте требования к товару или услуге как можно более подробно. Используйте конкретные характеристики, такие как размеры, вес, материалы и т.д.
• Уточните количество требуемых единиц товара или объем услуги.
• Укажите сроки и условия поставки товаров или услуг.
• Сформулируйте требования к качеству товаров или услуг.

Никогда не описывайте требования слишком размыто или с использованием неопределенных терминов. Это может привести к непониманию со стороны поставщиков и созданию путаницы.

Важно также указать, какие именно требования являются критичными, а какие являются предпочтительными. Это поможет поставщикам более точно предложить свои услуги или товары в соответствии с вашими потребностями.

Корректное описание требований — это один из ключевых факторов успешной закупки. Имея четкие и понятные требования, вы сможете получить наилучшие предложения от поставщиков и выбрать наиболее подходящий вариант для вашей компании.

Отсутствие деталей в техническом задании

Важность детализации

Чем более детализировано техническое задание, тем меньше вероятность неправильного и недостаточного понимания со стороны поставщика. Необходимо указывать все требования, спецификации и характеристики, которые должны быть учтены при выполнении заказа. Также стоит предусмотреть возможность уточнений и вопросов по техническому заданию, чтобы установить четкую коммуникацию с поставщиком.

Потенциальные проблемы

Отсутствие деталей в техническом задании может привести к различным проблемам:

1. Неправильный выбор поставщика: если в техническом задании нет конкретных требований к продукту или услуге, заказчик может получить предложения от поставщиков, которые не могут полностью удовлетворить его потребности.
2. Некачественный результат: без четкого определения требований поставщик может не выполнить заказ в полной мере или предоставить товар или услугу низкого качества.
3. Увеличение затрат: если требования к продукту или услуге не были учтены, заказчик может столкнуться с дополнительными расходами на доработку или переделку.

Как избежать ошибки

Чтобы избежать ошибок из-за отсутствия деталей в техническом задании, рекомендуется:

• Тщательно проработать требования: подойдите к составлению технического задания ответственно и не торопясь. Учтите все необходимые детали и спецификации, которые могут влиять на результат заказа.
• Уточнить детали: если у вас возникли вопросы или неуверенность относительно каких-либо требований, обязательно обратитесь к заказчику для получения более точной информации.
• Описать ожидаемый результат: не забудьте ясно указать желаемый результат выполнения заказа и любые дополнительные требования, которые могут быть важными для вас.
• Установить процесс коммуникации: предусмотрите возможность задавать уточняющие вопросы в процессе выполнения заказа и установите четкую систему обратной связи между заказчиком и поставщиком.

Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать проблем, связанных с отсутствием деталей в техническом задании и обеспечит успешное выполнение заказа в закупках.

Ошибка №2: Неправильный выбор поставщика

Для того чтобы избежать этой ошибки, новичкам следует уделить должное внимание процессу выбора поставщика. Важно провести тщательный анализ рынка и оценить предложения нескольких поставщиков.

При выборе поставщика следует учитывать ряд факторов, таких как опыт работы компании, репутация, наличие сертификатов качества, а также сроки поставки и цены. Важно задать достаточное количество вопросов и получить все необходимые сведения о поставщике перед заключением договора.

Необходимо также учитывать свои потребности и требования к поставщику. Определить, какие услуги или товары вам необходимы, а также возможности и ресурсы, которые вы готовы предоставить. Также важно учесть масштабы и стабильность поставщика, чтобы быть уверенным в его надежности.

Правильный выбор поставщика не только поможет избежать проблем, но и способствует оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы компании в целом.

Недостаточное исследование рынка

Недостаточное исследование рынка может привести к ряду проблем. Во-первых, вы можете не выбрать наилучшего поставщика, упустив возможность получить более выгодные условия или качественный продукт. Во-вторых, без полного понимания рыночной конкуренции, вы рискуете переплатить или попасть в ловушку непрозрачных схем и сделок.

Предварительное исследование рынка должно включать несколько этапов. Важно определить основные игроки на рынке, их репутацию и историю работы. Также стоит изучить особенности предлагаемых продуктов или услуг, их качество, ценовую политику и условия поставки.

Дополнительно, полезно провести сравнительный анализ цен и условий разных поставщиков. Также стоит обратить внимание на отзывы клиентов и рейтинг поставщиков. Важно определить, кому удалось установить стабильное сотрудничество на рынке и кого рекомендуют другие закупщики.

Исследование рынка также позволит вам более грамотно сформулировать требования к поставщикам и ясно определить свои потребности.

Итак, чтобы избежать ошибок, связанных с недостаточным исследованием рынка, не спешите сразу приступать к закупкам. Внимательно изучите рыночную ситуацию и выберите наиболее подходящих поставщиков.

Необходимость проверки репутации поставщика

Поэтому перед сотрудничеством с поставщиком обязательно необходимо проверить его репутацию. Ведь безопасность и успех вашего бизнеса во многом зависят от надежности поставщика. Вот несколько причин, почему это так важно:

1. Избежание мошенничества. Проверка репутации поможет выявить поставщиков, которые могут попытаться обмануть вас или поставить вас в невыгодное положение. Вы сможете узнать о возможных случаев мошенничества, обращениях в суд или других проблемах с данным поставщиком.
2. Оценка качества товаров. Репутация поставщика является одним из показателей качества его товаров или услуг. Вы сможете оценить отзывы других покупателей и выяснить, соответствуют ли предоставляемые товары или услуги заявленным критериям качества.
3. Избежание задержек и проблем с поставками. Репутация поставщика может также указывать на его надежность в выполнении заказов и своевременную доставку товаров. Это особенно важно, если у вас есть строгое время выполнения заказов или если вам нужны регулярные поставки.
4. Снижение рисков. Проверка репутации поставщика поможет вам снизить риски, связанные с покупкой товаров или услуг. Вы сможете избежать непредвиденных ситуаций, таких как проблемы с гарантией или некачественные товары, а также определить, насколько компания может быть надежной в долгосрочной перспективе.

Проверка репутации поставщика является важным шагом, который позволит вам сделать информированный выбор и избежать многих ошибок, связанных с закупками. Будьте внимательны и всегда проверяйте репутацию поставщика перед сотрудничеством.

Ошибка №3: Неправильное планирование бюджета

Часто новички в закупках недооценивают стоимость товаров или услуг, не учитывают дополнительные затраты, которые могут возникнуть в процессе выполнения заказа. Это может привести к нехватке средств, а в некоторых случаях даже к невозможности закрытия заказа.

Для того чтобы избежать этой ошибки, необходимо тщательно проработать бюджет на каждую закупку. Необходимо учесть все возможные затраты: стоимость товаров или услуг, доставку, комиссионные, налоги и другие дополнительные расходы.

Также важно иметь запасные средства на случай возникновения непредвиденных обстоятельств или изменения условий закупки. Лучше заранее запланировать дополнительные затраты, чем оказаться в ситуации, когда у вас не хватает средств на выполнение заказа.

Чтобы более наглядно представить планируемые затраты, рекомендуется составить таблицу, в которой указать все позиции расходов и их ориентировочную стоимость. Такой подход позволит лучше оценить бюджет и избежать неприятных сюрпризов в процессе закупки.

Позиция расходов	Ориентировочная стоимость
Стоимость товаров или услуг	100 000 рублей
Доставка	10 000 рублей
Комиссионные	5 000 рублей
Налоги	15 000 рублей
Дополнительные расходы	10 000 рублей
Итого	140 000 рублей

Таким образом, правильное планирование бюджета важный шаг, который поможет избежать финансовых проблем и достигнуть успешной закупки.

Незнание реальной стоимости товара

Недооценка реальной стоимости товара может привести к различным проблемам. Во-первых, закупщик может получить некачественный товар, поскольку по такой низкой цене поставщик может себе позволить продавать товары с дефектами или низким качеством. Во-вторых, это может повлечь за собой задержку в поставке товара или даже отмену заказа, если поставщику не удается заключить выгодную сделку.

Чтобы избежать этой ошибки, новичкам в закупках необходимо проводить детальное исследование рынка, изучать цены на аналогичные товары, получать информацию о стандартных ценах в данной отрасли. Также необходимо учитывать все дополнительные расходы, связанные с покупкой товара, такие как транспортные и хранительные расходы.

Важно помнить, что дешевле не всегда значит лучше, и стоимость товара должна соответствовать его качеству и функциональности. Ошибка в оценке реальной стоимости товара может привести к серьезным финансовым потерям и проблемам в бизнесе.

Непредвиденные затраты

Непредвиденные затраты могут включать в себя такие факторы, как:

• Изменение цен на материалы и услуги. Не все поставщики могут гарантировать стабильные цены на протяжении всего проекта, поэтому необходимо учесть возможные изменения цен и запасаться дополнительными деньгами.
• Проблемы с транспортировкой и доставкой. Возможны задержки в поставке товаров из-за различных причин, таких как погодные условия или технические неполадки. Это может привести к дополнительным затратам на переделку графика работ или выбор альтернативных поставщиков.
• Необходимость выполнения дополнительных работ. В процессе реализации проекта могут возникнуть ситуации, требующие дополнительных работ или услуг. Это могут быть технические проблемы, необходимость проведения дополнительных исследований или изменение требований заказчика. Все это может привести к дополнительным затратам.

Чтобы избежать непредвиденных затрат, важно подробно изучить проект и составить реалистичный бюджет, учитывая возможные риски и неожиданные обстоятельства. Также полезно иметь резервные деньги на случай экстренных ситуаций.

Ошибки в оценке затрат могут привести к значительным финансовым потерям и задержкам в выполнении проекта. Поэтому не стоит поддаваться на минимальную, кажущуюся альтернативную цену, а обязательно учесть возможные непредвиденные затраты и рассчитать свои риски.

Вопрос-ответ:

Какие ошибки в закупках считаются наиболее распространенными?

Наиболее распространенными ошибками новичков в закупках являются: отсутствие планирования, неправильный выбор поставщиков, неправильное определение объема закупаемых товаров, неправильное оформление договора, неправильный подход к контролю качества товаров, неумение вести переговоры, неправильное оформление документации, неправильная организация хранения и логистики.

Как избежать ошибки в планировании закупок?

Для избежания ошибок в планировании закупок необходимо внимательно проанализировать потребности компании, определить необходимый объем товаров на определенный период времени, учесть сезонность и изменения в рыночных условиях, проконсультироваться с опытными специалистами, соблюдать сроки планирования и готовить резервные варианты.

Как выбрать правильных поставщиков?

Для выбора правильных поставщиков необходимо провести анализ рынка, сравнить предложения разных компаний, учесть качество и цены товаров, проверить репутацию поставщика, с учесть размер и стабильность компании, оценить ее финансовые возможности, ознакомиться с отзывами клиентов и заключить договор с наиболее надежными и выгодными поставщиками.

Как избежать ошибок при оформлении договора?

Для избежания ошибок при оформлении договора необходимо внимательно изучить все условия и требования поставщиков, учесть все риски и возможные спорные ситуации, проконсультироваться с юристом или опытным специалистом, точно определить права и обязанности сторон, указать все необходимые детали и условия сотрудничества.

Как правильно контролировать качество поставляемых товаров?

Для правильного контроля качества поставляемых товаров необходимо проводить регулярные проверки и анализы, участвовать в процессе приемки товаров, сравнивать фактическое качество с требованиями и стандартами, вести документацию по контролю качества, проводить периодическую оценку поставщиков и в случае выявления проблем принимать необходимые меры.

Видео:

ТОП-5 ошибок поставщиков